Yetkili temsilci sözleşmesi; mandatın kapsamını, teknik dosyaya erişimi, EUDAMED ve SRN işlemlerini, şikayet-vijilans iletişimini, kayıt saklamayı, fesih ve yetkili otorite iş birliğini açıkça düzenlemelidir. Denetim açısından önemli olan yalnız sonuç değil, kararın kanıtlanabilir gerekçesidir. Kalite ve regülasyon ekibinin birlikte kontrol etmesi gereken alanlar etiket ve belge kontrolü, şikayet-vijilans aktarımı, depolama koşulları, kayıt saklama ve uygunsuz ürün yönetimi olmalıdır. Denetim dosyasında rol ve sorumluluk prosedürü, sözleşme/mandat, CE-DoC kontrol listesi, ürün kabul kaydı, şikayet-vijilans iletişim kaydı, izlenebilirlik ve depolama kayıtları birlikte gösterilmelidir. Bu yaklaşım MDR ekonomik operatör yükümlülükleri, yetkili temsilci, ithalatçı ve distribütör sorumlulukları başlıklarının aynı ürün verisine dayanmasını sağlar. Böylece konu, yalnız mevzuat yorumu olarak değil uygulanmış bir kalite sistemi kontrolü olarak gösterilebilir.